Zo werkt een rittenregistratie

Hoe ga je bij jouw wagenpark om met het bijhouden van de rittenregistratie? Zowel voor grote als kleine wagenparken is het interessant om te werken met automatische rittenregistratie. Het systeem zorgt voor een eenvoudige en automatische sluitende registratie van alle gereden ritten. Dit zijn de zakelijke, maar ook de privé gereden ritten. Je kunt je vast voorstellen dat dit vele voordelen heeft. Maar hoe werkt een rittenregistratie? Dat ontdek je in dit blog.

Met een automatische rittenregistratie heb je een streepje voor

Wanneer je onderweg bent naar je werk of afspraak kun je er bijna niet omheen. Vrachtwagens en zakelijke auto’s zijn niet van het straatbeeld weg te denken. Steeds meer bedrijven maken gebruik van een wagenpark, waarbij een wagenparkbeheerder zorgt dat alles op rolletjes loopt. 

Zo houdt een wagenparkbeheerder zich bezig met:

• Beheer van zakelijke voertuigen

• Opstellen van leasecontracten

• Het onderhouden van de zakelijke voertuigen 

• Zakelijke voertuigen inkopen

• Beheren en bewaken van budgetten

• Contact onderhouden met klanten

Hoe groter het wagenpark, hoe groter de uitdaging om al deze werkzaamheden zo goed mogelijk uit te voeren. Zelfs bij een relatief klein wagenpark is dit al lastig. Een automatische rittenregistratie is de oplossing. Met de rittenregistratie heb je op ieder moment zicht op de gereden ritten, verbruik, onderhoud en het overzicht voldoet aan alle eisen van de Belastingdienst. Dat bespaart een hoop tijd en is minder foutgevoelig dan het handmatig bijhouden van de ritten.  

Hoe werkt een automatische rittenregistratie?

Een rittenregistratie houdt in de basis bij wanneer en hoeveel zakelijke- en privékilometers een medewerker rijdt in een zakelijk voertuig. In drie stappen leggen we uit hoe een automatische rittenregistratie werkt.

Stap 1: Het plaatsen van het systeem

De magie van de rittenregistratie vindt plaats in een klein kastje. Deze is uitgerust met een GPS trackingsysteem en slimme technologie om alle belangrijke informatie en data te registreren. Dit kastje wordt in de zakelijke voertuigen geïnstalleerd. Het is belangrijk om bij het selecteren van een aanbieder, dat het systeem het Keurmerk Ritregistratiesystemen heeft. Dit keurmerk laat zien dat het systeem voldoet aan alle eisen van de Belastingdienst. 

Stap 2: Automatisch registreren van de gereden ritten

Zoals de term automatische ritregistratie doet vermoeden, gaat het registreren van alle ritten volledig automatisch. Bij het starten van de motor of bij het stationair draaien krijgt het kastje een signaal om te starten met het registeren van de rit. Schakelt de chauffeur de motor uit? Dan stopt het kastje met registreren. Het kastje heeft een schakelaar waarbij de chauffeur aan kan geven of het om een zakelijke- of privé kilometers gaat. 

Stap 3: Verwerken van de gegevens 

Maak je geen zorgen om de veiligheid van de gegevens. Alle informatie wordt versleuteld opgeslagen. De data kun je op ieder gewenst moment in een overzichtelijke rapportage bekijken waarin alle vereiste onderdelen zijn opgenomen.

De vraag is niet of je start met een automatische rittenregistratie, maar wanneer. Vraag een specialist voor advies op maat. Aan de hand van jouw wagenpark, wensen en behoeften kun je vervolgens selecteren welk systeem hier het beste bij past.