Vastgoedbheer Hilversum: grip op terugkerende storingen

De ventilatie in het trappenhuis maakt opnieuw een brommend geluid. Een bewoner mailt u als voorzitter van de VvE in Hilversum dat er vorige maand ook al iemand naar heeft gekeken. In de factuur staat alleen ‘storing verholpen’. Wat de monteur aantrof en wat hij heeft veranderd, kunt u nergens terugvinden.

U moet opnieuw uitleggen wat er speelt, terwijl bewoners vooral willen weten waarom dezelfde klacht terugkomt. Wie zoekt naar Vastgoedbheer Hilversum, heeft daarom meer aan duidelijke afspraken over storingsregistratie dan aan alleen de belofte dat er snel iemand langskomt. Een bezoek helpt pas verder als de volgende vakman kan zien wat zijn voorganger heeft gedaan.

Een verdwenen klacht is nog geen vastgestelde oorzaak

Een installatie kan na een ingreep weer werken zonder dat duidelijk is waarom zij uitviel. Dat onderscheid verdient een plek in het werkverslag. Heeft de monteur een defect onderdeel vervangen, of draaide de ventilator na het opnieuw inschakelen weer? Voor u lijken beide bezoeken misschien geslaagd. Bij een volgende melding helpt dit onderscheid de monteur verder.

Vraag de monteur daarom kort te beschrijven wat hij aantrof en wat hij heeft gedaan. Laat hem ook noteren of hij verder onderzoek nodig vindt. Daar hoeft hij geen uitgebreid technisch rapport voor te schrijven. Een paar gerichte zinnen kunnen voorkomen dat een volgende monteur bij nul begint.

Bij de volgende bestuursvergadering kan onder ‘ventilatie’ bijvoorbeeld staan dat de installatie tijdens het bezoek werkte, maar dat de monteur de brom nog niet heeft verklaard. Noteer dan waarom het dossier openblijft. Ook uw opvolger moet kunnen zien welk onderzoek nog nodig is.

Spreek binnen de VvE af wie de informatie bewaart en wie beoordeelt of een terugkerende melding om een andere aanpak vraagt. Bespreek die taakverdeling ook met een eventuele beheerder wanneer u offertes voor Vastgoedbeheer Amstelveen beoordeelt.

Maak de melding bruikbaar voor de monteur

‘De ventilatie doet vreemd’ geeft weinig houvast. Vraag de bewoner wanneer het geluid hoorbaar is en waar het vandaan lijkt te komen. Een brom die alleen op bepaalde momenten optreedt, vraagt om andere observaties dan een ventilator die voortdurend stilstaat. U hoeft zelf geen diagnose te stellen.

Blijf bij waarnemingen.

Noteer bijvoorbeeld dat het geluid ’s avonds op de bovenste verdieping hoorbaar is, terwijl het overdag tijdens het bezoek niet optrad. Daarmee legt u geen oorzaak vast die nog niemand heeft onderzocht. U geeft de vakman wel iets waarmee hij gericht verder kan kijken. Laat bewoners geen technische kasten openen of instellingen aanpassen om de klacht te demonstreren.

Ook de toegang vraagt aandacht. Als de installatie in een afgesloten ruimte staat, moet de monteur vooraf weten wie de sleutel heeft. Anders besteedt hij zijn bezoek aan wachten en bellen, terwijl u dacht dat het onderzoek al liep.

Spreek af wie een herhaling oppakt

Een vast aanspreekpunt heeft vooral waarde wanneer iemand eerdere meldingen erbij pakt. Anders blijft het een telefoonnummer waar u telkens hetzelfde verhaal vertelt. Leg bij onderhoudsafspraken vast wie herhaalde klachten beoordeelt en wie een voorstel voor verder onderzoek aan het bestuur voorlegt.

V&M Vastgoedbeheer combineert onder meer klimaatinstallaties en elektrotechniek met één vast aanspreekpunt. Dat kan passen bij een klacht waarbij nog niet vaststaat welk vakgebied nodig is. Vraag wel wie de bevindingen noteert en waar u die kunt terugvinden. Eén contactpersoon vervangt geen bruikbaar werkverslag.

Maak ook onderscheid tussen reactietijd en herstel. Een afspraak over wanneer iemand reageert, vertelt nog niet wanneer een installatie weer werkt. Voor onderzoek of een onderdeel kan een vervolgbezoek nodig zijn. U wilt dan weten wie dat bezoek plant en wanneer u bericht krijgt.