Aanbesteden, hoe werkt dat?

Bij aanbesteden komt nogal wat werk kijken. Volgens het vakblad Service Management kan dit zelfs tot wel honderden uren werk zijn in de inschrijvingsfase. Ook veranderen er steeds zaken. U kunt dus niet zomaar een oude aanbestedingsprocedure of offerte klakkeloos weer opnieuw inzetten. Facility Trade Group heeft ruime ervaring met aanbestedingstrajecten. Daarom zetten we wat veelgestelde vragen voor u op rij.

Wat is een aanbesteding?

Aanbesteden is de procedure waarbij de opdrachtgever (zoals een gemeente) op zoek gaat naar een dienstverlener. Bijvoorbeeld naar een bedrijf om de schoonmaakwerkzaamheden uit te voeren voor een bepaald onderdeel van de aanbesteding, een perceel.

Als u met uw schoonmaakbedrijf wilt schoonmaken bij overheidsinstanties, zoals gemeenten of jeugdzorg moet u zich dus inschrijven op een aanbesteding. Om zo kans te maken op de gunning van de opdracht.

Waar moet een aanbesteding aan voldoen?

Om oneerlijke concurrentie te voorkomen en zodat de overheid integer en transparant kan zijn moet een aanbesteding voldoen aan de regels van de Aanbestedingswet 2012. Zo is het sinds 2017 verplicht om voor opdrachten boven de Europese drempelwaarden de gehele procedure digitaal te laten verlopen. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat u kunt waarmaken wat u beloofd. Vanwege de Code Verantwoordelijk Marktgedrag. 

Wat moet er in het programma van eisen staan?

In de selectieprocedure kunnen verschillende criteria in het programma van eisen worden opgenomen. Zoals bijvoorbeeld de contractduur, MVO eisen, percentage van mensen met afstand tot de arbeidsmarkt, kwaliteit en prijs. Maar ook de grootte, omzet, aanwezige keurmerken en referenties van de dienstverlener spelen een rol. Net zoals de werkmethoden en de eisen aan het personeel.

Wat is een gedragsverklaring aanbesteden?

Soms wordt bij een aanbesteding een gedragsverklaring gevraagd, de zogenaamde GVA. Zo kan de integriteit getoetst worden. Bijvoorbeeld op het gebied van beschikkingen van de Autoriteit Consument en Markt. Het Ministerie van Justitie en Veiligheid verstrekt de gedragsverklaring. Een gedragsverklaring aanbesteden is 24 maanden geldig.

Tip: Een facilitaire groothandel kan u helpen bij het aanbestedingstraject. Niet alleen met het verzorgen van de training en materialen tijdens de opstartfase maar zeker ook in de inschrijvingsfase. Met het opstellen van de aanbesteding. En met de klachtenafhandeling bij aanbesteden.